Die Stadt Osnabrück nutzt seit April 2015 ein ganzheitliches zentrales Management für elektronische Bezahl- und Abrechnungsvorgänge.
Als eine der ersten Kommunen setzt die Stadt auf verwaltungs- und verfahrensübergreifende Gesamtprozesse - weit über ein einfaches E-Payment hinaus. Basis ist eine Lösung, die sich je nach Bedarf standardisiert in die digitalen Prozesse zu unterschiedlichen Fachverfahren integrieren lässt. Die Konzeption und die dazugehörige technologische Umsetzung des gesamten Prozesses entwickelte die ITEBO in enger Zusammenarbeit mit der Stadt Osnabrück und der GovConnect.
In einem ersten Schritt wurden in einem umfangreichen Antragsprozess im Bereich des Meldewesens die Melde- und Personenstandsangelegenheiten in die digitale Welt übertragen. So können Bürgerinnen und Bürger nun z.B. die Melde- und Aufenthaltsbescheinigung, Melderegister-, Geburten-, Heirats- und Sterbebuch- Einträge online über den Internetauftritt der Behörde beantragen und bezahlen. "Der Service wird gut angenommen. Allein in den letzten zwei Monaten verzeichneten wir über 650 erfolgreich abgeschlossene und bezahlte Vorgänge", freut sich Hauke Hartmann, Projektverantwortlicher E-Government bei der Stadt Osnabrück.
Mit der Eingabe in die zur Verfügung gestellten Online-Formulare werden alle zu der Transaktion benötigten Vorgangsdaten der Nutzer erfasst und weiterverarbeitet. Aufgaben, die für die gesamte Transaktionsabwicklung notwendig sind, beispielsweise die Bereitstellung von Kassenzeichen, werden automatisiert erstellt. Je nach Anforderung der Fachbereiche oder Fachverfahren unterstützt pmPayment die Bezahlarten Lastschrift, Kreditkarte, giropay und PayPal. pmPayment, ein Software-Modul der GovConncet, ermöglicht den eigentlichen Bezahlvorgang und ist bereits erfolgreich im i-KFZ bei 37 Kommunen in Niedersachsen im Einsatz.
Anschließend bereitet die Software die Buchungsdatensätze auf und übergibt diese für die Soll-, Ist- und Rechnungsstellung direkt an das jeweilige Finanzverfahren. Erforderliche Buchungsdaten können für das jeweilige Fachverfahren individuell konfiguriert und übergeben werden. Alle Transaktionen können auf unterschiedliche Weise von der Verwaltung mittels Statistiken ausgewertet werden. Dies ermöglicht z. B. Optimierungen bei der Auswahl und Bereitstellung unterschiedlicher Zahlungsdienste zu den jeweiligen Dienstleistungsangeboten.
"Der Nutzen für die Verwaltung ist bereits deutlich erkennbar: "Wir haben so eine hohe Zahlungssicherheit, der manuelle Aufwand ist deutlich gesunken und unsere Stadtkasse profitiert von den Möglichkeiten der direkten Zuordnung der Zahlungsvorgänge. Unsere internen Prozesse sind übersichtlicher, schneller und wirtschaftlicher", resümiert Hauke Hartmann.
Die Stadt Osnabrück plant bereits, andere bestehende digitale Prozesse zu Fachanwendungen mit dem elektronischen Abrechnungsprozess zu erweitern. Schritt für Schritt werden die am häufigsten genutzten digitalen Formulare aus den verschiedenen Fachanwendungen mit der E-Payment Funktion ergänzt. So beispielsweise die Beantragung des Kinder-Ferienpasses, der Ordnungswidrigkeiten-Anhörung oder die Verlängerung des Bewohnerparkausweises.
"Unsere Lösungen sind mehr als die am Markt gängigen, individuellen Einzelprogram-mierungen von Bezahlprozessen. Sie betrachten die Vorgänge in den Verwaltungen übergreifend und sind standardisiert. So können sie grundsätzlich für jede Kommune wiederverwendet und bei vielen gängigen elektronischen Verwaltungsverfahren eingesetzt werden", erläutert Benjamin Schock, Servicebereichsleiter E-Services und DMS der ITEBO GmbH.
