Druck und Versandservice: klassischer Briefversand oder digitale Zustellung?

Trotz fortschreitender Digitalisierung und zunehmender Online-Kommunikation: die klassische Briefpost ist für die kommunale Verwaltung noch immer fester Bestandteil des Tagesgeschäftes.

Vor allem die klassischen Massenverarbeitungen wie Gebührenbescheide, Mahnungen, Wahlbenachrichtigungen, aber auch kundenspezifische Mailings fallen regelmäßig an und erfordern eine taggleiche Verarbeitung der Druckdatenströme. Doch auch die digitale Zustellung von Dokumenten verzeichnet eine steigende Bedeutung.

Mit Augenmaß organisieren – zwischen professionellem Briefversand und moderner digitaler Zustellung

Mit einem leistungsstarken Maschinenpark übernimmt die ITEBO-Unternehmensgruppe seit Jahren Druck, Kuvertierung und Versand von Behördenpost. Höchstes Augenmerk liegt dabei auf der Qualität und der termingerechten Produktion. Um dies sicherzustellen, sind unsere Druck- und Kuvertiermaschinen redundant ausgelegt. 

Unsere Module

Klassische Briefpost

Ob jährlich wiederkehrende Bescheide wie Grundsteuer, Hundesteuer, Abwasser- und Müllgebühren oder der tägliche Versand von Ordnungswidrigkeiten, Rechnungen oder Mahnungen – die sichere und zuverlässige Übertragung und Verarbeitung von Druckdaten ist Voraussetzung für einen Druckdienstleister.

Der Druck erfolgt je nach Kundenwunsch Schwarz oder im Farbdruck. Kuvertiert wird in handelsüblichen Umschlägen (DIN lang bis C4).

Der Verarbeitungsprozess wird unterstützt durch den Einsatz einer Layout-Software. Darüber hinaus bietet die ITEBO-Unternehmensgruppe mit dem  Einsatz einer Versandoptimierungssoftware ihren Kunden die Portooptimierung durch postalische Sortierung und Bündelung adressgleicher Sendungen an.

Die DV-Freimachung bzw. Frankierung inklusive Übergabe der Sendungen an die Deutsche Post AG runden den Verarbeitungsprozess ab. Die Zusammenarbeit mit einem beliebigen Versanddienstleister steht auf Kundenwunsch alternativ zur Verfügung.

Hybride Verarbeitung

Gerade interne Dokumente wie bspw. Lohn- und Gehaltsmitteilungen müssen heutzutage nicht mehr postalisch versandt werden. Zeitgemäßer und kosten- sowie zeitsparender ist die Zustellung in das gewünschte elektronische Postfach oder an spezielle Ablageorte wie Cloudspeicher oder Portale, die einer Zugriffsbeschränkung unterliegen.

Beispielsweise wird der Druckdatenstrom aus dem Gehaltsabrechnungsprogramm  von der ITEBO-Unternehmensgruppe für die digitale Zustellung umgelenkt und mittels Schnittstelle die einzelnen Postfächer bzw. Ablageorte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angesprochen. Lohn- und Gehaltsmitteilungen stehen dann direkt zur Verfügung. Zusätzlich ist eine revisionssichere Ablage in der digitalen Personalakte der Verwaltung möglich.

Ebenso können postalische von elektronischen Rechnungen getrennt werden. Während die elektronischen Rechnungen als xRechnung oder ZugFERD-Format an Emailempfänger geleitet werden, wird der Druckdatenstrom der Empfänger ohne Email direkt an die Druck- und Kuvertiermaschinen weitergeleitet. Die Verarbeitung der postalischen Sendungen erfolgt taggleich.

Individualpost

Nicht nur der Versand von Massenanschreiben wie Bescheiden, Mahnungen oder Rechnungen ist möglich – mit Print as a Service können auch individuell erstellte Dokumente vom Arbeitsplatz im Büro oder aus dem HomeOffice problemlos verarbeitet werden.

Unsere Leistungen

• Layoutaufbereitung
• Serienbrief-Erzeugung
• Verarbeitung diverser Druckdatenformate
• Versandoptimierung (Sendungsbündelung, postalische Sortierung)
• Portooptimierung
• Kuvertierung mit OMR-Code Lesung zur sicheren Zusteuerung der Inhalte
• neben DIN-lang, C5 und C4 auch Brief in Brief Kuvertierungen
• Zuführung von bis zu 4 Beilagen
• Hybride Verarbeitung (klassischer Brief und digitale Zustellung)
• Einlieferung beim gewünschten Verteildienstleister
• Zustellung an digitale Ablageorte