Dokumentenmanagementsystem enaio® – papierlos und revisionssicher

Die Organisation der grundsätzlichen Ablagestrukturen der öffentlichen Verwaltung wird mit der allgemeinen Schriftgutverwaltung digitalisiert und die Zuteilung an die einzelnen Fachbereiche erleichtert.

Die Basis der strukturierten Ablage bildet dabei meistens der Produkt- bzw. Aktenplan der Kommune. Die Struktur lässt sich flexibel gestalten und individuell auf die Gegebenheiten vor Ort anpassen. Dank automatischer Erzeugung von Aktenzeichen und Vorgangsnummern werden aus einzelnen E-Mails, Briefen, Faxen, Telefonanrufen und alten Papierakten eine gemeinsame elektronische Akte. Durch die vollständige Aktenführung in enaio® gehören Medienbrüche der Vergangenheit an und Bearbeitungszeiten bei Serviceanfragen können verkürzt werden.

Die Fachschale erlaubt die Digitalisierung und Zuweisung von Eingangsrechnungen innerhalb der Kommune. Abhängig vom bevorzugten Weg der Verwaltung erfolgt die Dokumentenerfassung vor oder nach dem Bearbeitungs- und Freigabeprozess. 

Mit dem Scan werden die Rechnungen um die benötigten Metadaten angereichert und revisionssicher archiviert. Details zur Lösung mit vor- oder nachgelagerter Erfassung finden Sie in unserem Produktflyer enaio®.

Ergänzend zur Digitalisierung der Eingangsrechnungen mit der Fachschale Kasse und Anordnung erlaubt der enaio® Rechnungseingangsworkflow den umfangreichen Prozess der Rechnungserfassung, Kontierung und Zuweisung an Fachbereiche (in Teilen) zu automatisieren. Über eine intelligente OCR-Texterkennung können Rechnungssteller, Kontodaten usw. automatisiert ausgelesen werden.

Die entsprechenden Daten sind direkt im DMS recherchierbar. Angereichert um die Buchungsdaten des Finanzfachverfahrens wird die Rechnung anschließend in einen Freigabeprozess geleitet. Vordefinierte Regeln ermöglichen dem System dabei die richtige Zuweisung nach Kostenstelle, auch Urlaubs-/Krankheitsvertretungen können hinterlegt werden.

Die Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnungen erfolgt manuell durch die zugewiesenen Sachbearbeiter bzw. Sachbearbeiterinnen. Auch Freigabeprozesse wie Freizeichnung durch Passwort oder mittels elektronischer Signatur können etabliert werden.

Im Rahmen der Steuerakte werden für alle steuerpflichtigen Personen bzw. Organisationen Akten im DMS enaio® erstellt. So entstehen für Grundbesitzabgaben, Gewerbesteuer, Hundesteuer, Vergnügungssteuer usw. einzelne Akten. Das bestehende Fachverfahren bleibt führendes System, erlaubt jedoch Akteneinsicht auch für weiterführende Bereiche.

Mit der Anbindung des Finanzfachverfahren können die regelmäßig erstellten Bescheide im DMS enaio® abgelegt und revisionssicher archiviert werden.

Mit der digitalen Vollstreckungsakte stehen alle Dokumente einer Vollstreckung auf Knopfdruck zur Verfügung: von der ersten Ankündigung bis hin zum aktuellen Status. Pro Person legt enaio® eine einzelne Akte an, bei der Erzeugung der Akte wird auf die Indexdaten des Fachverfahrens zurückgegriffen. Dadurch können Folgebescheide automatisch aus dem Fachverfahren in die Akte überführt werden.

Auch bei der Einführung der digitalen Personalakte bleibt das bestehende Fachverfahren das führende System. In der digitalen Personalakte können jedoch alle für die jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter relevanten Unterlagen zusammengefasst werden.

So bleibt der Überblick über z. B. Verträge, Gehaltserhöhungen, Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen sowie Personalgespräche jederzeit erhalten. Führungskräfte erhalten Zugriff auf die Personalakten der ihnen zugewiesenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Auch Sichtrechte für Personalräte bzw. Betriebsräte und Mitglieder der Mitarbeitervertretung (MAV-Benutzer) können bei Bedarf eingerichtet werden.

Über Schnittstellen zu Fachverfahren können z. B. Lohnsteuerbescheinigungen und Gehaltsmitteilungen automatisiert in die Akte übertragen werden.

Ergänzend zur digitalen Personalakte kann im DMS enaio® eine digitale Vergütungsakte geführt werden. Diese erlaubt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zugriff auf die in den Fachverfahren erzeugten Lohnsteuerbescheinigungen und Gehaltsmitteilungen.

Ob die Organisation von Kulturveranstaltungen, Impfkampagnen oder verwaltungsinternen Projekten – immer wieder können im Alltag der öffentlichen Verwaltung einzelne Projektakten notwendig und sinnvoll werden. 

Mit der Projektakte des DMS enaio® können jegliche Arten von Projekten zielgerichtet abgebildet werden, auf Wunsch werden individuelle Indexdaten für das bessere Suchen und Finden mit der Verwaltung zusammen erarbeitet und durch die ITEBO-Unternehmensgruppe implementiert. 
 

Im Rahmen der Fachschale digitale Bauaktenverwaltung dient das DMS enaio® ebenfalls als zentrale Sammelstelle für die im Rahmen der Prozesse anfallenden Unterlagen. Indexdaten aus dem führenden Fachverfahren können für die Suchfunktion genutzt werden, das Auffinden der Unterlagen wird für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erleichtert.

Durch die direkte Anbindung von Großformatscannern und über die Archivierung von Altakten (siehe auch Scandienstleistungen) wird eine lückenlose digitale Aktenführung ermöglicht.

Mit der Objektakte können darüber hinaus Objekte jeglicher Art, für die die Verwaltung zuständig ist, abgebildet werden (z.B. Gebäude, Straßen, Spielplätze, Brücken oder Denkmäler). Eine strukturierte Ablage nach Maßnahmen unterstützt den Gesamtüberblick.

Kern der Kfz-Lösung ist die zentrale Ablage aller zulassungsrelevanten Daten je Kraftfahrzeug. Jedem Kfz wird dabei eine separate Akte zugewiesen, deren Indexdaten sich aus den Daten des führenden Fachverfahrens ergeben.

Ein erster Schritt in Richtung DMS wird oft durch Platzmangel initiiert. Alte und laufende Papierakten stapeln sich in Büros und Aktenräumen. Papierarchive können durch Scandienstleistungen (siehe auch Scandienstleistungen) digitalisiert und in vorhandene Aktenstrukturen im enaio® abgelegt werden (z.B. Bauakte oder Steuerakte). Alternativ sind reine Ablagemöglichkeiten zur Altdatenauskunft möglich (z.B. bei der Digitalisierung von Microfiche, etc.).

Viele Verwaltungen streben danach, eingehende Dokumente beim Eingang ersetzend zu scannen. Dadurch sollen die Archive entlastet und eine Vernichtung der Papierdokumente ermöglicht werden. Hierzu ist mehr als eine technische Scan-Lösung notwendig. Zu berücksichtigen sind die unterschiedlichen Schutzbedarfe der Papierakten im Rahmen einer Schutzbedarfsanalyse, ebenso müssen die technischen Komponenten für einen revisionssicheren Scan und eine Ablage erfüllt werden. Auch sind Verfahrensbeschreibungen und Dienstanweisungen für das ersetzende Scannen vorzuhalten. 
Verfahrenstechnische Unterstützung bietet hier der Service strategische Beratung.
 

Der enaio® Mitzeichnungsworkflow bietet eine komfortable Möglichkeit für die Abbildung von digitalen Prozessen in den Bereichen der Freigabe, Mitzeichnung und Kenntnisnahme. 

Dokumente werden über den enaio® Mitzeichnungsworkflow an einen oder mehrere Benutzer weitergeleitet. Ein Workflow-Protokoll dokumentiert die einzelnen Bearbeitungsschritte und Bemerkungen. Dieses Protokoll verbleibt nach Abschluss des Workflows an dem freigegebenen Dokument. Zusätzlich ist eine automatische Wandlung von Dokumenten in das PDF-Format möglich, um den Status von freigegebenen Dokumenten zu belegen.
 

Je nach Anforderung der Verwaltung kann es erforderlich sein, individuelle Aktenlösungen zu schaffen. Dazu gehören bspw. die Kunden-/Lieferantenakte oder ein Bildarchiv.