KIDICAP.NEO – Personalwirtschaft per APP

Modular, smart und integrativ – mit der neuen KIDICAP-Welt sind der Digitalisierung und Automatisierung der Personalwirtschaft keine Grenzen mehr gesetzt.

Personalwirtschaft: ab jetzt digital mit KIDICAP.NEO. Das technisch neu aufgelegte Fachverfahren bietet nicht nur ein zeitgemäßes Anwendererlebnis – es modelliert auch Prozesse neu und erlaubt die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in der Personalwirtschaft. 

Module und Funktionen

Mit der KIDICAP Personalwirtschaft erhalten Verwaltungen ein Appcenter, dass sich in jedem Webbrowser aufrufen lässt. Die Daten liegen sicher auf deutschen Servern – im Rechenzentrum der ITEBO-Unternehmensgruppe. Das Appcenter kann modular um jede App einzeln erweitert werden. So ist sichergestellt, dass die Verwaltung smart auf ihre Anforderungen reagieren und nur die benötigten Funktionen erwerben kann. 

Personalabrechnung mit Pfiff: die Payroll-Module von KIDICAP.NEO

KIDICAP.Entgelt 

Das tägliche Werkzeug der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in der Personalabrechnung erfasst alle Personen- und Arbeitgeberdaten für die monatliche Entgeltberechnung.
Ist die Erfassung aller Daten abgeschlossen, greift die Applogik von KIDICAP zu: bei Bedarf werden weitere Apps aktiv. So greifen bspw. die Apps Meldungen, Tarife und Comand um notwendige Meldungen vorzunehmen oder Brutto- und Nettoentgelte für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Mandanten nach vorgruppierten Abrechnungskreisen zu berechnen.
Die Gehaltsmitteilungen werden als PDF erstellt und können, bspw. mittels Easy Index Portal, digital an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugestellt werden. 
Für eine revisionssichere Archivierung sorgt die App Personalakte. 

KIDICAP.Tarife

Tarife stellt eine Sammlung unterschiedlicher Tarifwerke zur Verfügung. Derzeit stehen rund rund 50 Tarifwerke mit 400 Beschäftigtengruppen für das flexible Bruttoschema von Entgelt vorgefertigt zur Verfügung. Die vorhandenen Tarife können auf die eigenen Bedarfe der Personalabrechnung angepasst werden. Auch das Erstellen komplett eigener Konfigurationen ist möglich.

KIDICAP.Meldungen 

Liegen Meldegründe vor, wird die App Meldungen automatisch aktiv. Unabhängig davon, ob es sich um Informationen aus Entgelt oder Absenz handelt – Meldungen sammelt alle Meldedaten und generiert die Meldungen und Datensätze, die von den Datenannahmestellen für die elektronischen Meldeverfahren gefordert werden.
Die enge Kooperation mit Comand garantiert, dass die Meldejobs auch abgeschlossen werden.

KIDICAP.Finanzen

Die aktuellen Personalkosten stellen einen hohen Fixkostenanteil der öffentlichen Verwaltung dar – ebenso wie in der freien Wirtschaft. Um die Planungssicherheit zu erhöhen, ermöglicht KIDICAP.Finanzen die Fortschreibung der Personalkosten und Ihre periodengerechte Zuordnung. 
Automatisch generierte Buchungssätze für Finanzbuchhaltung und Controlling ermöglichen die Überleitung in andere Fachabteilungen. 
Prognostizierte Werte für die künftige Personalkostenstruktur lassen sich anhand von wiederverwendbaren Szenarien ermitteln. Statistiken für gesetzliche Vorgaben wie den Personalstand, die Vollbeschäftigten, die TdL (Tarifstatistik der Länder) und vieles mehr lassen sich im Zusammenspiel mit Reports darstellen.

KIDICAP.Xcom 

Ermöglicht die verschlüsselte Kommunikation und Datenübertragung mit zertifizierten Protokollen vom Arbeitgeber zur Datenannahmestelle und zurück. Quittungen oder Fehlerprotokolle für die gesetzlichen elektronischen Verfahren der Sozialversicherung und der Lohnsteuer werden erstellt. 

KIDICAP.Organisation 

Organisation verbindet alle Personalkostenwerte im IST aus Entgelt und Finanzen mit der Stellenplanung. Sie ist ab 2024 integriert. 

KIDICAP.Prüfungen

An die Stelle der manuellen, papiergebundenen Prüfungen treten systematische, regelmäßige und standardisierte digitalgestützte Prüfungen. 
Entgeltabrechnungen können so vor dem Zahllauf auf Korrektheit geprüft werden und die Qualitätssicherung ist garantiert. 

KIDICAP.Reports 

Das Modul verleiht den Personaldaten eine einheitliche Struktur, Auswertungen werden vereinfacht und in einer einheitlichen Außendarstellung erzeugt.

Nicht immer im Büro: Abwesenheitsmanagement und Reiseorganisation

KIDICAP gliedert die Aufgaben der Personalwirtschaft nach den Rollen der Anwenderinnen und Anwender. So ist sichergestellt, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf die berechtigten Apps und Personaldaten erhalten – von der Führungskraft über die Mitarbeitenden bis hin zu Personalabteilung und Verwaltungsleitung. 
Wichtig ist dies vor allem bei den Modulen, die über integrierte Employeer Self Service (ESS) verfügen: 

KIDICAP.Travel 

Von unternehmensinternen Richtlinien, über Bundes- oder Landesreisekostengesetze bis hin zu Steuer- und Sozialrecht: Das geltend machen von Reisekosten und die Reisekostenabrechnung ist zeitaufwändig und sehr individuell.
Vom Reiseantrag über die Freigabe der Kostenerstattung organisiert KIDICAP.Travel die gesamte Prozesskette. Employeer Self Service (ESS) erleichtern dabei die Arbeit der Personalabteilung und bieten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den direkten Zugriff auf alle organisatorischen Prozesse. 

KIDICAP.Absenz 

Ergänzend zu den Modulen Entgelt und Tarife erlaubt das Modul die einfache Auswahl von Fehlzeitengründen. Ob Urlaube und Abwesenheiten bei Krankheit, Mutterschutz oder Elternzeit: mit Absenz werden die Gründe protokolliert. 
Das Modul unterstützt anschließend bei der Berechnung von Fristen für die Entgeltfortzahlung bei Mutterschutz und Elterngeld oder ermittelt den tariflichen Urlaubsanspruch.