Somacos Session – digitale Gremienarbeit

Papierlose, digitale Gremienarbeit dank Somacos Session. Mit dem Ratsinformationssystem haben Ratsmitglieder jederzeit Zugriff auf alle erforderlichen Unterlagen – per Notebook, Tablet oder Smartphone.
Selbstverständlich erfolgt die Übertragung und Bearbeitung der Dokumente ausschließlich über verschlüsselte Kanäle. Dank Hosting im sicheren Rechenzentrum der ITEBO-Unternehmensgruppe sind auch Datensicherheit, Datenverfügbarkeit und Backup-Sicherungen gewährleistet.

Komfortable Sitzungsvorbereitung, sichere Zustellung der Sitzungsunterlagen, lückenlose Dokumentation und Veröffentlichung der Protokolle für Ratsmitglieder, aber auch Bürgerinnen und Bürger: dank Somacos Session erhält die digitale Gremienarbeit eine hohe Qualität.

Module und Funktionen

Die digitale Gremienarbeit von Somacos Session besteht aus verschiedenen Modulen, die unabhängig voneinander eingesetzt werden können.

Session

Innerhalb des Basismoduls erfolgt die Gestaltung und Organisation der Sitzungen. Von der Sitzungsplanung über die Vorlagenerstellung und -bearbeitung, über die Einladung und die Sitzungsdurchführung werden alle wesentlichen organisatorische Aufgaben erfüllt. Auch die Nachbereitung und die Beschlusskontrolle erfolgen im Basismodul.

Aufgaben und Termine sind direkt auf der Startseite des Fachverfahrens sichtbar.

SessionNet

Dank der Informationskomponente für das Ratsinformationssystem informieren Sie alle Interessengruppen bedarfsgerecht. Über das spezielle Rechte- und Rollenkonzept erhalten nur die Interessengruppen Zugriff, die für die jeweiligen Daten auch freigeschaltet sind.

• Führungsinformationssystem
• Mitarbeiterinformationssystem
• Gremieninformationssystem
• Bürgerinformationssystem

Druckauftrag

Auch in der digitalen Gremienarbeit muss eine Sitzungsmappe erstellt und an die Beteiligten zugestellt werden. Das Modul Druckauftag erlaubt diese Zusammenstellung über eine Filterfunktion. Die Zustellung der Sitzungsmappe erfolgt als PDF-Dokument oder ZIP-Datei, wobei die Vorlagendokumente auf die einzelnen Tagesordnungspunkte aufgeschlüsselt werden.

Die Unterlagen sind kommentierungsfähig und besitzen spezifische Sicherheitsmerkmale wie personalisierte Wasserzeichen.

Mandatos App

Erst mit der Mandatos App wird die digitale Gremienarbeit wirklich ortsunabhängig. Sitzungsunterlagen können über die App jederzeit verschlüsselt abgerufen, recherchiert, kommentiert und auf mobilen Endgeräten abgelegt werden.

Unterstützt werden die Betriebssysteme Windows 10, Android und iOS.

Sitzungsgeld

Mit dem Modul Sitzungsgeld integriert Somacos Session eine Sitzungsgeldabrechnung direkt im Ratsinformationssystem. Monatliche Pauschalen, Sitzungsgelder, Verdienstausfälle und Fahrtkosten können direkt in dem Modul abgerechnet und den Ratsmitgliedern flexibel zugeordnet werden. Bescheinigungen werden den Betroffenen direkt im Fachverfahren zugestellt, die Auszahlung kann über eine Schnittstelle zum Finanzfachverfahren angestoßen werden.

Session App

Freigabe- und Genehmigungsprozesse in Echtzeit werden dank der Session App für Führungskräfte realisiert. Sie dient der Online-Unterstützung der Sitzungsvor- und Nachbereitung über mobile Endgeräte. Führungskräfte bzw. Vorsitzende von Ausschüssen genehmigen von unterwegs die vorgelegten Vorlagen und Protokolle.