eAkte

Die ordnungsgemäße Aktenführung ist für die Zuverlässigkeit der Verwaltung von essentieller Bedeutung. Sie ist jedoch in der Verwaltungs-Ausbildung kein fester Ausbildungsbestandteil mehr. Hinzu kommen Quereinsteigende in der Verwaltung, denen das grundlegende Rüstzeug für eine ordnungsgemäße Aktenführung ebenfalls fehlt. Diese Lücke greifen die beiden Schulungspakete auf.

In der Aktenführungssensibilisierung werden übergreifende Kenntnisse vermittelt und das Bewusstsein für die Notwendigkeit einer ordnungsgemäßen Aktenführung geweckt - auf rechtlicher, organisatorischer und persönlicher Ebene. 

In der Aktenführungsschulung werden alle wesentlichen Grundlagen zur Unterscheidung zwischen allgemeinem Schriftgut und Fallakten, zur Unterscheidung zwischen aktenrelevanten und nicht aktenrelevanten Dokumenten, zur Benennung von Akten und Dokumenten, zur Aktenstruktur in einem Dokumenten-Management-System, zum Aktenplan, zur Aufbewahrung und Archivierung von Akten und weitere Aspekte der ordnungsgemäßen Aktenführung thematisiert.

Schulungstermine Aktenführungssensibilisierung 

Gemäß NDIG (Niedersächsischen Gesetzes über digitale Verwaltung und Informationssicherheit) ist für alle Verwaltungen die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung verpflichtend. Um die Vorgabe, hinsichtlich der Speichermedien zu erfüllen, ist die Einführung und aktive Nutzung eines Dokumentenmanagement-System (DMS) zwingend erforderlich. Bis zur vollumfänglichen Nutzung einer elektronischen Akte müssen verschiedene Aktentypen wie bspw. die allgemeinen Akten, die Objektakte, Steuerakte oder Personalakte eingerichtet werden. Eine sinnvolle Reihenfolge festzulegen und diese strukturiert umzusetzen stellt ein komplexes Vorhaben dar.

Mit dem ITEBO-Vorgehensmodell entwickeln ITEBO und Verwaltung gemeinsam eine klar definierte Reihenfolge für die Einführung der Aktentypen. Ausgangspunkt stellt in der Regel die Allgemeine Schriftgutverwaltung, z.B. auf Basis von enaio®, dar.  Anschließend wird auch für die Einführung einer neuen Fachakte im Allgemeinen ein Vorgehensmodell definiert. Auf diese Weise entsteht ein Template für jeden Anwendungsfall, wodurch Sicherheit und Einheitlichkeit für alle Beteiligten entsteht.

Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems wird in jeder Verwaltung dem Gesetz folgegeleistet, indem die Papierakte durch eine elektronische Akte ersetzt wird. Für den Umgang mit eingehenden, papiergebundenen Dokumenten ist eine gesonderte Analyse erforderlich. Eine Schutzbedarfsanalyse anhand von unterschiedlichen gesetzlichen Regelungen sowie den Anforderungen an die papierlose Akte clustert eingehende Dokumente und ermöglicht eine Analyse nach den Vorgaben des Scankonzeptes.

Auf Basis der von der KGSt zusammengestellten Dokumente erarbeitet die Verwaltung ein Scankonzept, das klärt, welche Dokumente wann und wo von wem gescannt werden dürfen. Bei der Implementierung unterstützt die ITEBO. 

Gelenkte Dokumente werden in Verwaltungen in vielen Fällen noch über Umlaufmappen oder lose Zettel verteilt, mit erheblichen Warte- und Liegezeiten. Daher wird häufig auf eine Verteilung per E-Mail ausgewichen, wobei Dokumente in der Regel vielfach dupliziert, gedruckt, unterschrieben, gescannt und abgelegt werden. Eine eindeutige Identifikation des aktuell gültigen Originaldokuments und eine Nachvollziehbarkeit des durchlaufenen Prozesses ist in der Regel nicht möglich. Daher führt diese Alternativ-Lösung zu Mehraufwand, Unsicherheiten und erhöhten Kosten durch die redundante Ablage von Dokumenten.

Mit Einführung von Schriftgut-Workflows im vorhandenen Dokumentenmanagementsystem (DMS) werden Schriftgut-Workflows für interne Dokumente erstellt. In einer zuvor definierten Reihenfolge werden im DMS für das Dokument von den zuständigen Stellen die notwendigen Zustimmungen oder Aktionen eingeholt und die Interaktionshistorie gespeichert.

Die ITEBO Beraterinnen und Berater übernehmen mit ihrer Methodenkompetenz die Prozessmodellierung nach BPMN-Standard. Sie beraten hinsichtlich der technischen Steuerung und Organsation des Workflows und prüfen die technischen Möglichkeiten.

Aus zahlreichen Projekten hat die ITEBO-Unternehmensgruppe ein Best Practice Modell für die Einführung der Allgemeinen Schriftgutverwaltung (ASV) in der öffentlichen Verwaltung entwickelt. In individueller Absprache mit dem Kunden werden Anpassungen an den Standard der Kommune vorgenommen. Dabei werden die "allgemeinen Akten" der verschiedenen Organisationseinheiten identifiziert und festgelegt, wie und wo die Akten im DMS gespeichert werden.

Die Anbindung der Organisationseinheiten an die ASV erfolgt Stück für Stück, die Reihenfolge legt die Verwaltung gemeinsam mit der Projektleitung fest. Der Projektzeitplan wird sukzessive erweitert und angepasst, bis alle Organisationseinheiten an die ASV angebunden sind. Zudem erfahren die Mitarbeitenden, wie sie mit dem System arbeiten können.

Im Rahmen der ASV können Leistungen wie die Aktenführungsschulung oder eine DMS-Schulungen, notwendig werden. Ebenso kann das Vorgehensmodell um Services wie ein Scanhandbuch inkl. Schutzbedarfsanalyse oder die Einführung von Fachaktenschränken erweitert werden. Die ITEBO kann zudem bei der Erstellung einer Dienstanweisung zur Nutzung des DMS unterstützen.