Bots in der öffentlichen Verwaltung – Schneller und effizienter Bürgerservice 24/7

Unsere Welt wird zunehmend digitaler, Kommunikation verändert sich und wird schneller. Durch die Digitalisierung erwarten Menschen kurze Reaktionszeiten. Eine Verwaltung will den Bürgerinnen und Bürgern nah sein und mit ihnen im Dialog stehen. Parallel steigen die Anforderungen an die fachliche Beratung der Mitarbeitenden in der Verwaltung. Mit dem Ziel, die Effizienz zu steigern, die Benutzererfahrung zu verbessern und die Services für Bürgerinnen und Bürger zu optimieren, setzen immer mehr öffentliche Verwaltungen auf die Implementierung von Bot-Technologien.

Der Fachkräftemangel hat auch Kommunen, Städte und Landkreise erreicht. Diese ständige Verfügbarkeit und Schnelligkeit ist auch eine Anforderung an Verwaltungen: 24/7. Chatbots und Voicebots bieten genau das an. Der Einsatz von KI und Chatbots bzw. Voicebots bietet bei guter Vorbereitung eine Entlastung für beide Seiten. Bot-Technologien der ITEBO fassen wir unter dem Namen ITeBOT zusammen.

Vorteile von BOT-Technologien

Chatbots im Kundenservice haben viele Vorteile. Sie simulieren Unterhaltungen zwischen Menschen und können allgemeine Fragen zu Ihren Dienstleistungen beantworten. Darüber hinaus können sie der Bürgerin oder dem Bürger je nach ihrer Programmierung bei verschiedenen Aufgaben helfen, z. B. bei der Buchung von Terminen, der Aktualisierung von Daten und der Abwicklung von Zahlungen. Heute sind sie in verschiedene Plattformen integriert, darunter Websites, soziale Medien und Messaging-Anwendungen.

24/7-Verfügbarkeit

Bots ermöglichen es den Bürgerinnen und Bürgern, rund um die Uhr Informationen und Unterstützung zu erhalten, ohne auf die Öffnungszeiten der Behörden angewiesen zu sein. Dies bedeutet, dass Anliegen sofort bearbeitet werden können, unabhängig von der Tageszeit
oder dem Standort der Anfragenden.

Effizienzsteigerung

Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können Bots die Effizienz der öffentlichen Verwaltung erheblich steigern. Routineanfragen können schnell und präzise beantwortet werden. Das entlastet Mitarbeitende und ermöglicht ihnen, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren.

Verbesserte Benutzererfahrung

Bots bieten eine benutzerfreundliche Schnittstelle, über die Bürgerinnen und Bürger einfach und intuitiv mit den Behörden interagieren können. Durch die Personalisierung von Interaktionen können Bots individuelle Anliegen ansprechen und maßgeschneiderte Lösungen bieten.

Multichannel-Unterstützung

Bots können in verschiedenen Kanälen eingesetzt werden, einschließlich Websites, Messaging-Plattformen und mobilen Apps. Dies ermöglicht es Bürgerinnen und Bürgern, mit den Behörden über ihre bevorzugten Kanäle zu kommunizieren, was zu einer nahtlosen und konsistenten Benutzererfahrung führt.

Kosteneffizienz

Die Implementierung von Bots kann langfristig kosteneffizient sein, da sie dazu beitragen, den Ressourcenbedarf der öffentlichen Verwaltung zu optimieren und gleichzeitig die Qualität und Effizienz der Dienstleistungen zu verbessern.