Die Arbeitsplätze der Behörden und öffentlichen Einrichtungen müssen schon heute mobiles Arbeiten ermöglichen und mit allen aktuellen Geräten und Systemen kompatibel sein. Ist das möglich? Und ist ein solcher Arbeitsplatz praktikabel und komfortabel im Sinne der Anwenderfreundlichkeit (Usability) und Performance?

SPA steht für „souveräner, produktiver Arbeitsplatz“ auf Basis von Open-Source-Software. Es handelt sich um ein Online-Benutzerportal, das eine Vielzahl von Web-Applikationen bündelt. In einer ersten Standardversion sind dies all die Dinge, die für den normalen Büroalltag notwendig sind: ein Office-Paket, Chat, E-Mail, Kalender, Kontakte, Videokonferenz und mehr. Sukzessive sollen nun kommunale Fachapplikationen integriert werden.

Gehostet wird das ITEBO-SPA im ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum der ITEBO. Weiterhin werden alle DSGVO-Konformitäten und IT-Sicherheitsstandards wie die Mandantentrennung und 2-Faktor-Authentifizierung berücksichtigt. Somit erhalten ITEBO-Kunden einen auf Open-SourceSoftware basierenden, standort- und geräteunabhängigen und kollaborativen Arbeitsplatz, der zugleich völlige Kostentransparenz auf Basis von genutzten Konten und bestelltem Speicherplatz bietet.

Der Onboarding Workshop zielt darauf ab, Einsatzszenarien und Möglichkeiten mit SPA für Ihre Kommune zu identifizieren. Am Ende erhält der Kunde eine gemeinsam entwickelte Entscheidungsvorlage, die die individuelle Umgebung berücksichtigt und eine Aufwandsabschätzung für den Einsatz von SPA beinhaltet. Der Workshop beginnt mit einer Ist-Analyse via Fragenkatalog, um den aktuellen Stand Ihrer Systeme zu erfassen. Die Expertinnen und Experten stellen ITEBO SPA vor und erläutern, wie die Umstellung auf non-Microsoft-Systeme strategisch angegangen wird. Zudem erläutern sie die Vorteile und den Nutzen von OpenSource-Lösungen sowie die Kostenstruktur. Dabei profitieren Sie von den Praxiserfahrungen anderer Kommunen und erfahren, wie Datenschutz und DSGVO-konforme Lösungen umgesetzt werden können. Abschließend erfahren Sie mehr über die Sicherheitskonzepte und Maßnahmen, um den Einsatz von SPA in Ihrer Kommune abzusichern. 

Für den Start mit ITEBO SPA hat die ITEBO-Unternehmensgruppe ein standardisiertes Vorgehen entwickelt, um den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. Im ersten Schritt erfolgen administrative Tätigkeiten. Dabei wir u. a. ein administrativer User auf der Kundenseite angelegt. Es werden Einstellungen für Datenschutz und IT-Sicherheit vorgenommen. Ein Hauptbestandteil dessen ist die Einrichtung der Zwei-Faktor Authentifizierung.

ITEBO SPA enthält in der Grundkonfiguration ein paar Standardmodule, die jede Organisationsform benötigt. Das Hinzufügen neuer Funktionen und Geschäftsanwendungen ist jederzeit möglich und geschieht im Hintergrund. Neue Funktionen/Features/Anwendungen stehen dann mit der nächsten Anmeldung für die Anwenderinnen und Anwender bereit. Weitere Module könnten z. B. Kanban- und Whiteboards, JIRA sowie eine Integration von OpenProject sein. Die ITEBO bietet einen vollumfänglichen Arbeitsplatz ohne proprietäre Software an – angefangen vom Mailserver bis zum (agilen) Projektmanagement. Auch Systemupdates können ohne Unterbrechung durchgeführt werden.

Mailmodul

Mit diesem Modul wird ein E-Mail-Postfach auf Open-Source-Basis bereitgestellt. Das aufgeräumte Webinterface bietet alle essenziellen Funktionen eines klassischen Webmail-Programms.

Fileserver

Ein Fileserver ist ebenfalls enthalten und ermöglicht eine völlig neue Art des Teilens. Berechtigungsstrukturen sind natürlich nach wie vor möglich. Für alle Dateien bringt das ITEBO-SPA eine Versionierung mit, mit der Sie selbstständig vorherige Stände von Dokumenten oder Dateien zurückholen können.

• Consulting, Implementierung und Managed-Service von ITEBO-SPA
• Change-Management
• Integration weiterer Web-Anwendungen