Einführung von Microsoft 365

Mit Microsoft 365 steht den Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung ein umfassendes Produktivitäts- und Kollaborationswerkzeug zur Verfügung, das Cloud-Dienste, Apps und Sicherheitsfunktionen kombiniert, um Menschen und Unternehmen bei der Arbeit zu unterstützen. Moderne und vernetzte Werkzeuge, die die Arbeit erleichtern und effektiver gestalten, sind die Grundlage für einen modernen Arbeitsplatz der Zukunft.

Sinnvolle Strukturen, durchdachte Vernetzung und Flexibilität bietet Microsoft 365 bei der Einrichtung. Gleichzeitig steigt der Bedarf an Schutzmaßnahmen gegen die zunehmenden Bedrohungen durch Cyberangriffe. Damit können die Mitarbeitenden ortsunabhängig arbeiten und von zahlreichen Werkzeugen profitieren. 

Viele Organisationen nutzen noch Kauflizenzen von Microsoft Paketen. Doch Microsoft arbeitet mit der Vision "Mobile first, Cloud first". Voraussichtlich werden diese Lizenzen nicht mehr lange unterstützt. Das bedeutet auch, dass es in Zukunft voraussichtlich keine Sicherheitsupdates und keinen Support mehr geben wird.

Microsoft 365 bietet zahlreiche Apps, die miteinander vernetzt sind und eine deutliche Arbeitserleichterung darstellen. Diese Möglichkeiten gilt es auszuschöpfen. 

Mitarbeitende wollen heutzutage flexibler arbeiten können. Sie wollen von verschiedenen Orten und auch mal zu ungewöhnlichen Zeiten arbeiten können. Welche Verwaltung das nicht bieten kann, läuft Gefahre bestehende Mitarbeitende zu verlieren und zusätzlich keine neuen gewinnen zu können. Denn auch neues Personal möchte flexibel und modern arbeiten.

Die M365-Expertinnen und -Experten der ITEBO haben für den Onboarding Workshop einen standardisierten Ablauf entwickelt.

Im Zuge der Umstellung steht eine gründliche Ist-Analyse an. Mit Hilfe eines strukturierten Fragenkatalogs werden die aktuelle Gegebenheiten und Bedürfnisse genau erfasst. Um einen maßgeschneiderten Lösungsansatz zu entwickeln, werden die spezifischen Anforderungen an M365 aufgenommen und analysiert. Dazu gehört auch die Analyse der genutzten Fachverfahren und Systeme, sowie vorhandene Schnittstellen. Dabei wird herausgearbeitet, welchen konkreten Nutzen und welche Vorteile die Kundinnen und Kunden haben werden. Dies beinhaltet auch die richtige Lizenzierung und die Beachtung vorhandener Lizenzen, um eine reibungslose Implementierung sicherzustellen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Archivierung und die Entwicklung von Backup-Szenarien.

Das Ergebnis ist eine detailierte Entscheidungsvorlage für den Einsatz von M365. Sie berücksichtigt die aktuelle IT-Infrastruktur der Kommune und geht auf die spezifischen Bedürfnisse ein. Diese Vorlage enthält außerdem eine detaillierte Aufwandsabschätzung, die alle relevanten Kosten und den benötigten Implementierungsaufwand umfasst, um eine fundierte Entscheidung zu ermöglichen.

Es wird eine klare Roadmap für die Umsetzung des M365-Projekts erstellt, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und einen maximalen Nutzen für Ihre Verwaltung zu erzielen.

Natürlich sind bei der Einführung von M365 Bedenken zum Datenschutz vorhanden: Was passiert mit den personenbezogenen Daten? Dafür haben die ITEBO die Datenschutz-Expertinnen und Experten ebenfalls ein standardisiertes Vorgehen entwickelt. Denn es ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist dafür erforderlich. Diese beinhaltet die ausführliche Betrachtung der aktuellen Rechtslage, der Vertragswerke sowie der geplanten Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Einsatz von M365. Primär sollen hierdurch Risiken beim Einsatz von M365 erkannt und umfangreiche Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken identifiziert werden. 

Diese Maßnahmen setzen sich zusammen aus:

• technischen Maßnahmen, z.B. Einsatz von Verschlüsselungslösungen
• organisatorischen Maßnahmen, z. B. Auswahl datenschutzfreundlicher Konfigurationseinstellungen
• vertraglichen Maßnahmen, z. B. Beschränkung der Offenlegung von personenbezogenen Daten

Anschließend erfolgt im Rahmen der DSFA eine Bewertung des Restrisikos bei vollständiger Implementierung der identifizierten Maßnahmen. 

Um den Einstieg für die Nutzenden zu erleichtern, bietet die ITEBO das "M365 Startpaket" an. Somit steht ein standardisierter Fahrplan zur Verfügung: welche Schritte werden in welcher Reihenfolge umgesetzt:

• Einrichtung und Konfiguration des Tenants
• Integration mit Exchange Online
• Sicherstellung der Kommunikation zwischen On-Premise- und Cloud-Systemen
• Bereitstellung und Einrichtung von Microsoft Teams als zentralem Kommunikations- und Kollaborationstool
• Migration und Einführung von modernem Geräte-Management mittels Intune

• Workshops zur Betrachtung der aktuellen Strukturen (Geräte, Sicherheit, Infrastruktur etc.)
• Beratung und Projektplanung zur schrittweisen Einführung
• Einführung und Verwaltung
• Konfiguration und Betrieb des Microsoft Tenant
• Entwicklung von Exit-Strategien
• Schulung von Nutzerinnen und Nutzern
• Dokumentation für Anwender