Einführung von Microsoft 365 - Modern Workplace
Wer wünscht sich keinen modernen Arbeitsplatz!? Doch was bedeutet das überhaupt?
Eine produktive Arbeitsumgebung bietet Mitarbeitenden moderne und vernetzte Werkzeuge, die die Arbeit erleichtern. Sinnvolle Strukturen, durchdachte Vernetzung und Flexibilität sind Grundvoraussetzungen. Gleichzeitig steigt der Bedarf an Schutzmaßnahmen gegen die zunehmenden Bedrohungen durch Cyberangriffe.
Mit Microsoft 365 stehen der öffentlichen Verwaltung funktionale und intelligenten Office-Anwendungen in verschiedenen Cloudlösungen zur Verfügung. Damit können die Mitarbeitenden ortsunabhängig arbeiten und von zahlreichen Werkzeugen profitieren.
Geschäftsbereich Vertrieb
Kevin Diekmeier
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Warum M365?
Bestehende IT-Infrastruktur benötigt Updates
Regelmäßig stehen sie an: Software-Updates. Sei es der Ablauf einer Office-Lizenz oder nur der Wunsch nach einer aktuelleren Lizenz, um mit den modernen Standards Schritt zu halten. Beides erfordert eine Lösung.
Ein Großteil der öffentlichen Verwaltungen arbeitet bereits mit einem Office Paket. Diese wurden mal als Kauflizenz erworben und werden bis heute genutzt – doch wie lange wird Microsoft diese Lizenzen noch anbieten? Wie lange wird Microsoft noch Sicherheitsupdates und Support anbieten?
Moderne Arbeitsplätze sind das Ziel
Mit Beginn der Pandemie wurde in einigen Verwaltungen schnell Microsoft Teams ausgerollt, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten. Microsoft 365 kann allerdings viel mehr. Diese Möglichkeiten gilt es auszuschöpfen. Auch das Einrichten eines modernen Arbeitsplatzes gehört zu den Aufgaben der IT-Abteilungen.
Mitarbeitende wollen heutzutage flexibler arbeiten können. Sie wollen von verschiedenen Orten und auch mal zu ungewöhnlichen Zeiten arbeiten können.
Stärkung Ihrer Arbeitgebermarke - Gewinn neuer Mitarbeitender
Nicht zuletzt ist ein entscheidendes Kriterium für moderne Technologien: Die Gewinnung junger Fachkräfte kann durch veraltete Technologien erschwert werden. In den nächsten Jahren werden Unternehmen zunehmend auf Cloud-Technologien setzen.
Daher ist es wichtig, auf moderne Lösungen zu setzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und qualifizierte Mitarbeitende anzuziehen und zusätzlich auch halten zu können.
M365 Onboarding Workshop - strukturiertes Vorgehen für einen einfachen Einstieg
Die M365-Expertinnen und -Experten der ITEBO haben einen standardisierten Ablauf entwickelt, um den Kunden einen einfachen Einstieg in M365 zu ermöglichen.
Im Zuge der Umstellung auf M365 steht eine gründliche Ist-Analyse an, die mittels eines strukturierten Fragenkatalogs durchgeführt wird. Diese Analyse ist entscheidend, um die aktuellen Gegebenheiten und Bedürfnisse genau zu erfassen. Dabei werden Fragen zu den Oberthemen Verwaltung, Infrastruktur, Geräte, Produktivität, Performance und Sicherheit gestellt. Im Zuge dessen fällt häufig auf, dass Redundanzen in den Systemen bestehen. Historisch bedingt sind häufig mehrere Systeme für nur eine Funktion im Einsatz. Beispiele sind unterschiedliche Videokonferenzsysteme, Chatsysteme, Wiki-Systeme und einige mehr.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Archivierung und die Entwicklung von Backup-Szenarien, um die Sicherheit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Hierbei werden Praxiserfahrungen anderer Kommunen berücksichtigt, um von diesen „Lessons Learned“ zu profitieren und mögliche Stolpersteine zu vermeiden.
Um einen maßgeschneiderten Lösungsansatz zu entwickeln, werden die spezifischen Anforderungen an M365 aufgenommen und analysiert. Dazu gehört auch die Analyse der genutzten Fachverfahren und Systeme, sowie vorhandene Schnittstellen. In einer Innovationspräsentation werden die verschiedenen Features und Möglichkeiten inklusive einer Live-Demo vorgestellt.
Das Ergebnis des Onboarding-Workshops ist eine detailierte Entscheidungsvorlage für den Einsatz von M365. Diese enthält außerdem eine detaillierte Aufwandsabschätzung, die alle relevanten Kosten und den benötigten Implementierungsaufwand umfasst, um eine fundierte Entscheidung zu ermöglichen. Das Ergebnis beinhaltet auch die richtige Lizenzierung und die Beachtung vorhandener Lizenzen, um eine reibungslose Implementierung sicherzustellen. Eine klare Roadmap zur Umsetzung des M365 Projektes zeigt Schritt für Schritt, welche Unterprojekte zu welchem Zeitpunkt anstehen. Auf diesem Weg wird ein reibungsloser Übergang erreicht und für Ihre Verwaltung wird ein maximaler Nutzen erzielt.
Mit der Datenschutz-Folgenabschätzung für M365 auf der sicheren Seite
Natürlich sind bei der Einführung von M365 Bedenken zum Datenschutz vorhanden: Was passiert mit den personenbezogenen Daten? Dafür haben die ITEBO Datenschutz-Expertinnen und Experten ein standardisiertes Vorgehen entwickelt. Denn eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist dafür erforderlich. Diese beinhaltet die ausführliche Betrachtung der aktuellen Rechtslage, der Vertragswerke sowie der geplanten Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Einsatz von M365. Primär sollen hierdurch Risiken beim Einsatz von M365 erkannt und umfangreiche Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken identifiziert werden.
Diese Maßnahmen setzen sich zusammen aus:
- technischen Maßnahmen, z.B. Einsatz von Verschlüsselungslösungen
- organisatorischen Maßnahmen, z. B. Auswahl datenschutzfreundlicher Konfigurationseinstellungen
- vertraglichen Maßnahmen, z. B. Beschränkung der Offenlegung von personenbezogenen Daten
Anschließend erfolgt im Rahmen der DSFA eine Bewertung des Restrisikos bei vollständiger Implementierung der identifizierten Maßnahmen.
M365 Startpaket - Wir zeigen Ihnen den möglichen Weg
Um den Einstieg für die Nutzenden zu erleichtern, bietet die ITEBO das "M365 Startpaket" an. Somit steht ein genauer Fahrplan zur Verfügung: welche Schritte werden in welcher Reihenfolge umgesetzt. An erster Position stehen die Einrichtung und die Konfiguration des Tenants.
Parallel wird die vorhandene Exchange-Umgebung auf die Hybridstellung vorbereitet. Dadurch wird eine nahtlose Integration mit Exchange Online ermöglicht und die Kommunikation zwischen On-Premise- und Cloud-Systemen sichergestellt.
Die Einrichtung und Bereitstellung von Microsoft Teams als zentralem Kommunikations- und Kollaborationstool ist ebenfalls Teil des Umstellungsprozesses. Dies umfasst die Konfiguration von Teamstrukturen, Kanälen, Berechtigungen und Integrationen, um eine effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Eine weitere wichtige Komponente ist die Migration und Einführung von modernem Geräte-Management mittels Intune. Hierbei werden die Endgeräte der Mitarbeitenden zentral verwaltet und abgesichert, inklusive des Rollouts des ITEBO-Standard-Software-Warenkorbs, um eine einheitliche und effektive Arbeitsumgebung zu schaffen.
Beteiligung der Mitarbeitenden und Change-Management
Um größere Veränderungen in Unternehmen erfolgreich umzusetzen, wird eine eine gezielte Herangehensweise benötigt. Neben einem klaren Projekt- und Zeitplan müssen die Mitarbeitenden in den Change-Prozess eingebunden werden und durch klare Kommunikation und ggf. Schulungen unterstützt werden. Nur so kann einer wachsenden Unsicherheit entgegen gewirkt werden. Sie sollten verstehen, warum etwas abgelöst wird und wie es ihre Arbeit beeinflusst. Nur so können Unternehmen flexibel auf die sich ständig ändernde Geschäftswelt reagieren.
Sie können sich nicht für Microsoft begeistern?
Dann haben wir noch eine andere Lösung für Sie: ITEBO SPA.
SPA steht für „souveräner, produktiver Arbeitsplatz“ auf Basis von Open-Source-Software. Es handelt sich um ein Online-Benutzerportal, das eine Vielzahl von Web-Applikationen bündelt. In einer ersten Standardversion sind dies all die Dinge, die für den normalen Büroalltag notwendig sind: ein Office-Paket, Chat, E-Mail, Kalender, Kontakte, Videokonferenz und mehr. Sukzessive sollen nun kommunale Fachapplikationen integriert werden.
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