Bereits zum achten Mal vergibt die Axians Infoma den Innovationspreis und honoriert Projekte für moderne und zukunftsorientierte Verwaltung auf Basis von Infoma newsystem. Der diesjährige Gewinner ist die Samtgemeinde Neuenhaus.
Die Samtgemeinde Neuenhaus hat sich bereits 2016 mit der ITEBO-Unternehmensgruppe auf den Weg gemacht, gewohnte Arbeitsabläufe zu hinterfragen, zu optimieren und neu zu gestalten. Das Gesamtziel des Projekts war es, den Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger zu entsprechen und Dienstleistungen der Verwaltung online bereitzustellen, aber auch als Arbeitgeber für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter attraktiv zu bleiben.
In einem ersten Schritt wurde die Rechnungsbearbeitung der Samtgemeinde mit dem Infoma newsystem Rechnungsworkflow digitalisiert. Anschließend wurde dieser im Jahr 2018 um den eRechungs-Manager erweitert und zeitgleich die zentrale Adressverwaltung von Infoma newsystem eingeführt. 2020 wurde die Anbindung an das Bürgerportal OpenR@thaus umgesetzt und das Portal live geschaltet. Eine Vielzahl von Fachverfahren ist bereits hier integriert.
Besonders im aktuellen Jahr, geprägt durch die Corona-Pandemie, hat sich diese Arbeit der Samtgemeinde Neuenhaus bezahlt gemacht. – Daten werden zentral und digital abgelegt. Mitarbeiter können auch aus dem Homeoffice auf diese zugreifen. Bürgerinnen und Bürger können über OpenR@thaus Verwaltungsdienstleistungen online beantragen. Anträge über das Bürgerportal erreichen die Verwaltung bereits digital und vollständig vorausgefüllt.
Durch die Anbindung der Bezahlplattform pmPayment können online beantragte Dienstleistungen direkt während des Vorgangs bezahlt werden. Mit den Zahlarten PayPal, paydirekt, giropay, Kreditkarte und Lastschrift sind die relevanten Zahlungsdienstleister bereits vorkonfiguriert. Die automatisierte Übermittlung der Buchungsdatensätze entlastet an dieser Stelle die Kasse.
Sobald das jeweilige Anliegen beim Sachbearbeiter eingegangen ist, ist eine mögliche Gebühr bereits bezahlt und der Sachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin kann sich direkt um das konkrete Anliegen kümmern.
Die Portalerweiterung OR-Finanz ermöglicht zusätzlich die Steuerbescheide im Bürgerkonto zum Abruf bereitzustellen. Ebenso können Bürgerinnen und Bürger ihre SEPA-Lastschriftmandate aktualisieren und geänderte Daten an das Finanzfachverfahren kommunizieren. Die Datenübergabe erfolgt automatisch, Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter übernehmen lediglich die Verifikation und schließen den Vorgang ab.
Mit der Anbindung des pmHundManagers der GovConnect in das Bürgerportal steht eine weitere Fachverfahrensintegration zur Verfügung. Bürgerinnen und Bürger erhalten darüber die Möglichkeit, über das Bürgerkonto die Hundean- und -abmeldung vorzunehmen. Die Samtgemeinde Neuenhaus bietet ihren Bürgerinnen und Bürgern somit einen deutlichen Gewinn an Komfort.
Die Digitalisierung und Optimierung der Arbeitsabläufe bietet auch eine erhebliche Vereinfachung für das Personal.
Michael Wübben, Kassenverwalter der Samtgemeinde, ist zufrieden mit dem bisherigen Ergebnis: „Hier ist es gelungen einen schlanken, komplett digitalen Rechnungsworkflow aufzubauen und dabei frei gewonnene Kapazitäten des Personals anderweitig einzusetzen. Auch in Vertretungsfällen profitieren wir vom Einsatz des Infoma newsystem Rechnungsworkflows. Durch übersichtlich und klar strukturiert abgelegte Rechnungen können Aufgaben auch anderen Kollegen zugeordnet werden.“
Die ITEBO-Unternehmensgruppe als verantwortlicher Dienstleister für die technische Umsetzung hat die Einführung von OpenR@thaus, OR-Finanz, pmHundManager und pmPayment vollumfänglich betreut.
Tobias Menke, Servicebereichsleiter ERP-Systeme newsystem: „Wir gratulieren der Samtgemeinde Neuenhaus ganz herzlich zum Innovationspreis der Axians Infoma und bedanken uns für das bisherige Vertrauen. Wir freuen uns über viele weitere Jahre einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit.“
Bei Fragen wenden Sie sich gern an Tobias Menke:
Tobias Menke
Servicebereichsleiter ERP-Systeme newsystem
0541 9631-756
menke@itebo.de
