Braunschweig, 06.06.2019 | Immer mehr Landkreise, Städte und Gemeinden setzen auf die Expertise der ITEBO-Unternehmensgruppe, wenn es um die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und die Umsetzung eines Rechnungsworkflows geht.
Neue Gesetze sind häufig der Auslöser für die Neustrukturierung eines Prozesses in der Verwaltung. Das gilt in besonderem Maße für die letzten Jahre, in denen mit E-Rechnungsgesetz, EGovG, NDIG und nicht zuletzt dem OZG zahlreiche neue Anforderungen entstanden sind. Um dem gerecht zu werden, ist die Unterstützung durch Fachverfahren und Dokumentenmanagementsystem (DMS) mittlerweile unerlässlich. So auch bei der Umsetzung des Rechnungsworkflows. Denn das E-Rechnungsgesetz verpflichtet die Verwaltungen ab April 2020 zum Empfang und der Verarbeitung digitaler Rechnungen.
„Zwischen drei und sechs Monaten verbringen die Verwaltungen mit der Umsetzung des Rechnungsworkflows – und sehen dann die Vorteile, die ein guter digitaler Prozess mit sich bringt.“, beobachtet Tobias Menke, Servicebereichsleiter ERP-Systeme newsystem. Anders als noch vor ein paar Jahren denken Fachdienste heute vernetzt und versuchen den Gesamtkontext zu berücksichtigen. „Oft kommen im Verlauf des Projektes viele gute Ideen für neue und schlankere Prozesse“, so Henning Köster, Servicebereichsleiter E-Services/DMS.
„Nach über 100 Projekten im Bereich DMS und über 25 abgeschlossenen und laufenden Projekten im Rechnungsworkflow wissen wir: Das Wichtigste für ein erfolgreiches Projekt ist, dass die Verwaltungen sich vom IST-Zustand lösen.“ ergänzt er. „In unseren Projekten prüfen wir gemeinsam mit der Fachdienstleitung Best Practice Beispiele und definieren den für diese spezielle Verwaltung idealen Prozess – und überführen ihn in enaio® oder Infoma newsystem.“
Im Rahmen einer schrittweisen Einführung verfügen mehrere Verwaltungen schon heute über eine digitale Kassen- oder Steuerakte und ergänzen diese nun um den papierlosen Rechnungsworkflow. Kommunen, die bisher ohne ein DMS gearbeitet haben, stellen hingegen meist direkt auf einen digitalen Rechnungsworkflow um und betrachten somit auch organisatorische Weichenstellungen gleich mit.
„Auch, wenn ein leistungsstarkes DMS Dreh- und Angelpunkt dieser Aktivitäten ist, so geht es doch weniger um Technik als vielmehr um Organisation“, so Henning Köster, Servicebereichsleiter E-Services / DMS
„Wir helfen dabei, langsame Prozesse, die aus dem Analogen kommen, nicht 1:1 zu übernehmen, sondern zu vereinfachen, zu verschlanken, zu verbessern.“, fasst Tobias Menke die Projektkompetenz der ITEBO-Unternehmensgruppe im Bereich Rechnungsworkflow, DMS und Vernetzung von Fachverfahren zusammen.
Bei Fragen wenden Sie sich gern an Ralf Hörnschemeyer:
Ralf Hörnschemeyer
ITEBO GmbH
0541 9631-340
hoernschemeyer@itebo.de
