Schon 2019 plante die ITEBO-Unternehmensgruppe das erste DMS-Forum. Was dann kam, wissen wir alle und so fand das erste DMS-Forum nun im Juni 2023 in Ankum statt.
Die Fachvorträge und Informationen zur Software enaio® fanden an insgesamt zwei Tagen statt. Zwischen den Vorträgen nutzten die Teilnehmenden ausgiebig die Möglichkeiten zum Austausch mit anderen Anwendenden und mit den Ansprechpartnerinnen und -partnern der ITEBO.
Mit rund 50 Teilnehmenden startete das DMS-Team der ITEBO in den ersten Tag. Die Agenda beinhaltete neben vielen Beiträgen direkt zu enaio® auch sich anschließende Themen, wie beispielweise die Anbindung von enaio® an die Teams-Plattform von Microsoft und die Berücksichtigung von Datenschutzaspekten bei der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements.
Gleich zu Beginn stellte die ITEBO die möglichen Abläufe beim digitalen Posteingang vor – vom Posteingang über die Zuordnung und Freigabe zu den betroffenen Stellen bis hin zur finalen Aktenablage.
Der Softwarehersteller Optimal Systems – langjähriger Partner der ITEBO – präsentierte am ersten Tag, wie die Anwendenden mobil mit enaio® arbeiten können. Mit einem Praxisbeispiel über die plattformübergreifenden Prozesse wurde die Theorie untermauert. Von der Erstellung eines Ordners mit der Beschriftung des Ordnerrückens (analog zu einem Papier-Ordner), über die Freigabe durch einen Workflow bis hin zur Bearbeitung mit dem Browser und der enaio® App auf einem beliebigen mobilen Endgerät.
In einem weiteren Beitrag des DMS-Teams wurden Zusatzmodule von enaio® live präsentiert, z. B. das Erstellen von Serienbriefen aus dem DMS heraus oder auch das paginierte Exportieren von kompletten Akten für externe Empfänger.
Am zweiten Tag rundeten die Themen Fernsignatur und digitale Langzeitarchivierung die Veranstaltung sehr gut ab. Mit diesen beiden Themen wurden transparent die vor- und nachgelagerten Prozesse skizziert: Wie kommen digitalisierte Dokumente rechtssicher in das DMS und wie ist eine Langzeitarchivierung und Löschung von Dokumenten nach deren Aufbewahrungsfrist zu organisieren.
Nach dem Abschlussvortrag von Peter Klinger, Dipl. Verwaltungswirt, Ltd. Städt. Direktor a. D., Lehrbeauftragter der Hochschule Rhein Waal (E-Government) mit einem Update zur Verwaltungsdigitalisierung gingen die Teilnehmer verbunden mit einem mehrfach geäußerten Wunsch nach Hause: Die Veranstaltung möge bitte nicht nur jedes zweite Jahr stattfinden – lieber einmal im Jahr.
Weitergehende Informationen finden Sie außerdem in unserem Kundenmagazin mit dem Schwerpunkt DMS und TOM®-Methode.
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