Mit insgesamt fast 80 Teilnehmern fand am 03.02.2016 in Osnabrück und am 04.02.2016 in Braunschweig der Infotag DMS in der Praxis statt.
Sowohl Verwaltungen, die sich das erste Mal mit den Themen Einführung eines Dokumentenmanagementsystems oder Auflösen von Papierarchiven beschäftigten, als auch Verwaltungen, die bereits eine DMS-Strategie haben, nutzten die Gelegenheit sich mit den Beratern und Experten auszutauschen.
Benjamin Schock und Gerrit Krziwanie eröffneten den Tag, in dem sie unterschiedliche Möglichkeiten des Digitalen Posteingangs in einer Live Demo durchspielten. Hierbei steht man schnell mal vor der Herausforderung: Wie scanne ich denn jetzt den A0-Bauplan mit meinem Arbeitsplatzscanner ein?
Dass man solch zeitraubende und kniffelige Aufgaben nicht immer selbst erledigen muss, zeigten Kai Steinbock und Tino Bliesener von der Informations- und Organisations-Systeme GmbH. Als professioneller Scandienstleister bewiesen die Herren, dass sie sich in ihrem Metier auskennen und innerhalb kürzester Zeit komplette Papierarchive den Verwaltungen digital zur Verfügung stellen können. Dass sie bei solchen Projekten schon vieles erlebt haben, kann man wohl glauben. Vom Geldschein bis zum Gebiss wurde hier schon einiges in den Akten gefunden - natürlich wird dieses "Scangut" immer im Original zurückgegeben!
Dem Scan- und Signaturprozess, einem Thema, das im Allgemeinen als schwierig und komplex angesehen wird, hat sich Frau Gellner von der Mentana-Claimsoft GmbH angenommen. So beleuchtete sie die technischen Richtlinien (TR-RESISCAN und TR-ESOR) und hat als erstes die Angst davor genommen. Denn diese Richtlinien wurden eigentlich für Bundesbehörden geschrieben. Für Kommunalverwaltungen haben sie nur einen empfehlenden Charakter und können so auch genutzt werden. Mit dem Satz "einen Nagel haut man schließlich nicht mit einem Schlagbohrer in die Wand", verwies Frau Gellner darauf, immer die Angemessenheit für die Anwendung der Richtlinien zu prüfen.
Anschließend fasste Benjamin Schock zusammen, worauf es bei einem DMS-Einführungsprojekt ankommt. Von der Aufwärmphase über die Aktionsphase bin hin zur Integrationsphase wurde hier einmal die Theorie beleuchtet. Aber was macht man nun mit dem Mitarbeiter in der Praxis, der einem sagt: "Das sollen mal die jungen Leute machen - ohne mich!" Auch hierfür hatte Herr Schock einen Tipp: Begeistern Sie die anderen! Nicht jeden Mitarbeiter bekommt man gleich, aber wenn sich die Vorteile erstmal rumsprechen und Informationen nur noch digital zur Verfügung stehen, wird sich niemand lange ausschließen wollen.
Und - was kostet der Spaß? Hierauf wusste Herr Kirchner die passenden Antworten, der sowohl den Betrieb von DMS-Anwendungen und Archivlösungen als auch den Betrieb von Signaturerhaltung und Zeitstempeldiensten im Rechenzentrum mit Anwendungsbeispielen unterlegte.
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Ronny Kirchner
ITEBS GmbH
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