Ein Update zum Plattformwechsel ITeBAU.
Migrationsprojekte
In den letzten Wochen haben wir Ihnen eine Mail zur Terminbuchung eines Kick-Offs zugesandt. Sollten Sie noch keinen Termin gebucht haben, bitten wir Sie dies kurzfristig nachzuholen. Bitte senden Sie uns auch, falls noch nicht geschehen, eine allgemeine Mailadresse zu.
An dieser Stelle möchten wir Sie darauf hinweisen, dass für eine Nutzung von ITeBAU 2.0 gewisse Voraussetzungen zu treffen sind. Unter anderem benötigen Sie einen DVDV Eintrag, sowie eine XBau 2 fähige XTA 2 Infrastruktur. Bitte sorgen Sie rechtzeitig für die Einrichtung, sollten Sie Fragen haben, können Sie sich gerne an uns wenden.
Archivierung abgeschlossener Projekträume
Auf dem ITeBAU-Forum 2024 haben wir bereits verkündet, dass wir für alle Kunden ohne ein funktionsfähiges DMS eine zeitlich befristete Archivlösung anbieten werden. Bitte teilen Sie uns zeitnah mit, ob Sie eine solche Lösung benötigen. Wir würden uns dann zeitnah mit Ihnen in Verbindung setzen.
Migration der laufenden Projekte nach ITeBAU 2.0
Im Zuge des Migrationsprojekts werden Sie durch Ihren Projektleiter bei der Archivierung der abgeschlossenen Verfahren unterstützt. Beim Umstieg wird es neben den abgeschlossenen Verfahren noch laufende Verfahren und dazugehörige Projekträume geben. Diese gilt es nach ITeBAU 2.0 zu überführen. Zu diesem Zweck entwickeln wir für Sie momentan ein Tool zur Migration, welches die Datenübertragung automatisieren wird. In den folgenden Newslettern werden wir Sie über den Entwicklungsstand auf dem Laufenden halten.
Ihre Unterstützung ist gefragt!
Die Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahren ist ein langwieriges und kompliziertes Unterfangen. Neben der zur Verfügung Stellung der notwendigen Technik ist die Anpassung der Organisation und Ihrer Prozesse einer der großen Herausforderungen. Vor kurzem hatten wir die Gelegenheit uns hierzu mit Herrn Dr. Hagedorn von der Ruhr-Universität Bochum auszutauschen. In diesem Austausch berichtete uns Herr Dr. Hagedorn von den aktuellen Forschungsvorhaben zur Prozessoptimierung in Baugenehmigungsverfahren. Gerne unterstützen wir die RUB, allerdings sind wir auf Ihre Mithilfe angewiesen. Das zuständige Forschungsteam hat uns eine kurze Beschreibung des Forschungsprojekts zur Veröffentlichung in unserem Newsletter zur Verfügung gestellt.
Optimierung von Baugenehmigungsprozessen durch Process Mining – Kooperierende Baugenehmigungsbehörden gesucht!
Baugenehmigungsverfahren sind komplex und mit zahlreichen Herausforderungen verbunden. Die fortschreitende digitale Transformation bietet neue Ansätze zur Effizienzsteigerung dieser Prozesse. Eine Schlüsseltechnologie in diesem Bereich ist Process Mining, das auf der Analyse anonymisierter Prozesslogs basiert. Durch die Untersuchung realer Abläufe in Echtzeit lassen sich Engpässe identifizieren und Optimierungspotenziale aufzeigen.
Im Rahmen eines Forschungsprojekts wird diese Methode auf Baugenehmigungsprozesse angewendet, um datenbasierte Erkenntnisse über Prozessstrukturen zu gewinnen. Ziel ist es, Abläufe zu verbessern, Ressourcen effizient einzusetzen und Genehmigungsprozesse sowohl für Antragstellende als auch für Behörden zu verbessern.
Das interdisziplinäre Forschungsteam besteht aus Dr. Judith Fauth (Expertin für Prozessmanagement in Baugenehmigungen, TU München) und Dr. Philipp Hagedorn (Experte für Informationsmanagement im Bauwesen, Ruhr-Universität Bochum). Gemeinsam untersuchen sie, wie digitale Prozessdaten genutzt werden können, um Genehmigungsverfahren transparenter und effizienter zu gestalten.
Beteiligung und Mehrwert für Behörden
Zur Durchführung der Analysen werden Baugenehmigungsbehörden als Kooperationspartner gesucht, die bereit sind, anonymisierte Prozessdaten für die Forschung bereitzustellen. Der damit verbundene Aufwand ist gering, da nach Zustimmung zur Kooperation die Aufbereitung und Übergabe der Prozesslogs durch ITEBO erfolgt.
Die teilnehmenden Behörden können die Forschung unterstützen und direkt von den Ergebnissen der Untersuchung profitieren. In gemeinsamen Workshops können im Anschluss die Analysen auch präsentiert und diskutiert werden.
Für weiterführende Informationen oder Interesse an einer Kooperation stehen ihnen die bekannten Ansprechpersonen von ITEBO oder das Forschungsteam zur Verfügung:
Dr. Judith Fauth (TU München) – judith.fauth@tum.de
Dr. Philipp Hagedorn (Ruhr-Universität Bochum) – philipp.hagedorn-n6v@rub.de
Anbindung von ITeBAU 2.0 an ein Fachverfahren
Zum jetzigen Zeitpunkt verfügt ITeBAU 2.0 bereits über eine API, die alle bisher gewohnten Funktionalitäten der bisherigen XML-Schnittstelle enthält. Zusätzlich zu den gewohnten Funktionalitäten können künftig auch Dokumente aus ITeBAU 2.0 in Ihrem Fachverfahren entgegengenommen werden. Nun gilt es die von Ihrem Fachverfahren erstellten XBau 2 Nachrichten in ein für ITeBAU 2.0 verständliches Format zu übersetzen. Hierzu stehen wir in einem engen Austausch mit der Prosoz Herten GmbH. Am 13.03 hat die letzte Abstimmungsrunde zur Umsetzung stattgefunden. Ein Regeltermin zum Austausch wurde zudem abgestimmt.
Die entsprechende Einrichtung/Konfiguration des XTA Service erfolgt zusammen mit den Kollegen von Prosoz und mit entsprechenden Anleitungen, die von Prosoz zur Verfügung gestellt werden.
Verwendung von Nutzerkonten in den Formularen der MACH formsolutions
In der Vergangenheit haben uns einige Nachfragen zu Nutzerkonten (Bund ID und MUK) erreicht. Besonders in Niedersachsen war die Unveränderbarkeit der Persönlichen Daten im Antrag ein Problem für viele Antragsteller. Das Ministerium aus Niedersachsen hat hierzu nun Stellung bezogen. Wir stehen hierzu mit MACH formsolutions im Austausch und werden Ihnen schnellstmöglich einen Ausblick bzgl. der Umsetzung geben.
Grundsätzlich kann es bzgl. der „Mein Unternehmenskonto“ (MUK) Anbindung zwei Konstellationen geben.
- Sie nutzen die MACH formsolutions Antragsassistenten in Verbindung mit OpenR@thaus (OR):
Hier besteht heute bereits die Möglichkeit die Authentifizierung per BundID aus OpenR@thaus an die Antragsassistenten zu übergeben. Die Möglichkeit dies für das „Mein Unternehmenskonto“ identisch zu übernehmen, ist derzeit im OpenR@thaus-Team in der finalen Testung. Entsprechende Aufträge zur Einrichtung des MUK in OR wurden ggf. von ihrer Seite auch schon an die Kollegen erteilt. Ansonsten wenden Sie sich gerne einmal direkt an die OpenR@thaus Kollegen, um die nötigen Schritte in die Wege zu leiten. - Sie nutzen die MACH formsolutions Antragsassistenten ohne Verbindung zu OpenR@thaus:
Hier befinden wir uns aktuell noch in Abstimmung, welche konkreten Schritte/Einstellungen innerhalb der MACH formsolutions Mandanten-Konfiguration zu erfolgen haben und ob diese ggf. anhand einer Anleitung von Ihnen selbst vorgenommen werden können oder es, analog zur Einbindung der BundID, einer Unterstützung durch uns bedarf. Ein entsprechendes Angebot werden wir dann zur Verfügung stellen und die Information allen mitteilen.
Anbei die dazugehörige Mail des zuständigen Ministerium in Niedersachsen.
Bauaufsicht; Verwendung der Nutzerkonten bei digitalen Bauanträgen
Sehr geehrte Damen und Herren,
die Übermittlung von Bauvorlagen und der Nachweis der Identität der erklärenden Person haben unter Verwendung eines Nutzerkontos der erklärenden Person nach § 2 Abs. 5 Satz 1 OZG zu erfolgen. Kernpunkt der Regelung ist eine Individualisierbarkeit bei der Authentifizierung der erklärenden Person. Dieses wurde in den meisten Bauaufsichtsbehörden bereits umgesetzt.
Im Zusammenhang mit der Verwendung der Nutzerkonten erreichte mich in der letzten Zeit eine Reihe von Anfragen. Daher bitte ich Sie, falls noch nicht geschehen, um Beachtung folgender Punkte:
- Die Individualisierbarkeit ist inzwischen auch im Rahmen von „Mein Unternehmenskonto“ möglich. Da insbesondere größere Büros auf diese Möglichkeit zurückgreifen wollen und in vielen Fällen Beschäftigte ihre persönliche bundID nicht für den betrieblichen Umgang nutzen wollen, ist auch eine zeitnahe Anbindung von “Mein Unternehmenskonto“ als Alternative zur bundID bei den Onlinediensten erforderlich.
- Bei Verwendung der bundID ist bei den Onlinediensten zudem eine Möglichkeit einzurichten, die es erlaubt die persönlichen Daten aus dem Personalausweis für das weitere Verfahren zu verändern. Die Möglichkeit der Veränderung der Daten ist z.B. bei den EfA-angeschlossenen Bauaufsichtsbehörden sowie bei vielen weiteren (z. B. Landeshauptstadt Hannover, Landkreis Ammerland) möglich. Die Möglichkeit, die „privaten“ Daten wie Adressen in dienstliche zu ändern, ist nicht nur praktikabel sondern auch hilfreich zur Vermeidung von datenschutzrechtlichen Diskussionen.
Für Nachfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
i.A. Dr. Michael Brinkmann
