Zentrale DMS sind aus dem Arbeitsalltag vieler Verwaltungen nicht mehr wegzudenken. Dank der standardisierten Schnittstelle OR-DMS 2.0 kann nun auf Basis von CMIS auch das DMS d.3 ecm von d.velop angebunden werden.
Simon Kisker, Projektleiter der ITEBO hat die Schnittstellte gemeinsam mit verschiedenen Kunden implementiert: "Die Einführung der standardisierten Schnittstelle vereinfacht die Arbeitsabläufe und erweitert die Online-Services für BürgerInnen über das Serviceportal OpenR@thaus enorm. Die SachbearbeiterInnen der Verwaltung sparen Zeit bei der Bearbeitung von Anträgen inkl. der Anhänge und gewinnen gleichzeitig an Genauigkeit und Effizienz. Manuelle Handlungen, welche vorher Aufwand verursacht haben, werden nun vollautomatisch erledigt.“
Verwaltungen die bereits ein zentrales, workflowfähiges DMS nutzen, können dieses an OpenR@thaus anbinden. Über den zentralen Posteingang des DMS werden Antragsformulare der Bürgerinnen und Bürger aus dem Serviceportal übergeben. Die Zuordnung in die entsprechenden Fachbereiche erfolgt automatisiert anhand der ProzessID aus OpenR@thaus. Die Sachbearbeitung erfolgt, je nach Verwaltungsprozess, innerhalb des DMS oder eines angebundenen Fachverfahrens.
Die Kommunikation seitens der SachbearbeiterInnen erfolgt aus dem gewohnten DMS heraus, die Bürgerinnen und Bürger kommunizieren über die Ihnen bekannten Umgebung des Serviceportals.
Sind die Antragsformulare bereits im OpenR@thaus online, kann über OR-DMS quasi jeder beliebige Prozess direkt in das DMS und damit in die Sachbearbeitung übernommen werden. Thomas Cormann, Servicebereichsleiter E-Services skizziert die Möglichkeiten: “ Anstelle manueller Einzelhandlungen nach Eintragseinreichung können nun Automatismen, welche auf Workflows beruhen, die Weiterverarbeitung übernehmen und den Mitarbeiter deutlich entlasten. . Ob mit enaio® oder d.3: Die Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig und lassen sich nur durch die Phantasie der Verwaltungsmitarbeitenden eingrenzen.“ Vom Datenaustausch bis zur Automatisierung komplexer Workflows bietet die Schnittstelle eine flexible und skalierbare Lösung, die sich direkt im DMS abbilden lässt.
Das Entwicklungsteam der ITEBO bleibt bestrebt, innovative Lösungen für die Verwaltungen zu liefern. Die neue standardisierte Schnittstelle ist ab sofort verfügbar. Die Lösungen im Themengebiet DMS sind jedoch nicht nur auf technische Aspekte begrenzt. Der Servicebereich Consulting hat ergänzend bei der Implementierung der Schnittstelle zwischen OpenR@thaus und DMS ein Beratungspaket entwickelt, welches gemeinsam mit der Verwaltung eine Nutzwertanalyse der möglichen Prozesse vornimmt. Im Rahmen der Analyse werden Einzelprozesse klassifiziert und in eine wünschenswerte Reihenfolge gebracht. Gemeinsam mit den BeraterInnen wird dann an der Implementierung gearbeitet. Wilm-Steffen Becker, Servicebereichsleiter Consulting: „Ein OpenR@thaus Modul ist kein fertiger Prozess. Über unsere Nutzwertanalyse identifizieren wir z. B. zunächst die „low-hanging-fruits“. Je mehr Prozesse innerhalb der Verwaltung laufen, desto höher ist die Akzeptanz und schlussendlich auch der Wunsch nach Online-Services.“
Die Schnittstelle OR-DMS und das Beratungspaket können unabhängig voneinander ab sofort bezogen werden.
Bei Fragen wenden Sie sich gern an Ronny Kirchner oder Thomas Cormann:
Ronny Kirchner
Geschäftsbereichsleiter Vertrieb und Digitalisierung
0541 9631-543
ronny.kirchner@itebo.de
Thomas Cormann
Servicebereichsleiter E-Services
0541 9631-629
thomas.cormann@itebo.de
