Die Organisation von Vergabeverfahren standardisieren und alle Dokumente sowie die Kommunikation zügig und rechtssicher in einer E-Vergabeakte bündeln - das ist das Versprechen des Vergabemanagementsystems der cosinex in Kooperation mit der ITEBO. Funktionen und Mehrwerte für die Vergabestelle wurden interessierten Teilnehmern am 4. April im Rahmen einer Präsentation beim Landkreis Osnabrück vorgestellt.
Im vergangen Jahr führte der Landkreis Osnabrück eine zentrale Vergabestelle für die Abwicklung der bislang dezentral durchgeführten Vergabeverfahren ein. Die Nutzung der vom Land Niedersachsen bereitgestellten E-Vergabeplattform "vergabe.Niedersachsen" auf Basis von Technologie der cosinex in Kooperation mit dem Deutschen Vergabeportal (kurz: DTVP) bildete dabei den Ausgangspunkt. Seit Januar 2017 wird ergänzend zur E-Vergabe über die Landesplattform auch ein Vergabemanagementsystem (VMS) genutzt, um die vollständige Dokumentation der Vergabeverfahren in einem System und im Rahmen einer E-Vergabeakte zentral abzubilden. Anschaulich und auch die Hürden bei der Einführung einer verwaltungsweiten Zentralstelle für Vergabeverfahren nicht auslassend, führte Sonja Winter von der zentralen Vergabestelle des Landkreises Osnabrück die Besucher durch den Prozess und kam zu dem Schluss: "Ja, das System leistet eine qualifizierte Unterstützung bei der einheitlichen und standardisierten Abwicklung von Vergabeverfahren und ermöglicht die zügige und rechtssichere Dokumentation."
Die Funktion des webbasierten Vergabemanagementsystems stellte anschließend Tobias Belz von der cosinex vor. Das System bildet die gängigen Vergabe- (und Vertrags-) Ordnungen ab: von der VgV über die VOB bis hin zur VOL/A und der neuen UVgO. Durch umfangreiche Assistenten und Plausibilitätsprüfungen werden Fristenberechnungen sowie Termine automatisch ermittelt. Im System konfigurierte Freigabeworkflows ermöglichen eine nachvollziehbare Genehmigung der Ausschreibungsunterlagen. Nach der Veröffentlichung der Ausschreibung über die E-Vergabeplattform des Landes Niedersachsen können geforderte Nachweise über die Bewerberverwaltung zentral organisiert werden. Werden Angebotsprüfung und -wertung im System durchgeführt, stellt die Vergabemanagementplattform auf Knopfdruck Auswertungen und Management Summaries über das gesamte Verfahren zur Verfügung. "Unser Vergabemanagementsystem bietet eine intuitive Benutzerführung und erleichtert den Workflow für unsere Kunden. Alle Vorgänge werden rechtssicher dokumentiert und lassen sich später nachvollziehen", so Tobias Belz.
Mit dem sicheren Betrieb eines zu "vergabe.Niedersachsen" komplementären Vergabemanagementsystems bzw. einer E-Vergabeakte bietet die ITEBO-Unternehmensgruppe den Kommunen eine datenschutzkonforme und gleichermaßen sichere Lösung.
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