Kommunikation im Verwaltungsalltag wie im Geschäftsalltag läuft heute zu einem Großteil via E-Mail. Dementsprechend wichtig ist die langfristige Sicherung von E-Mails und E-Mail-Postfächern geworden. In einigen Bereichen ist die Aufbewahrung aller relevanten Dokumente inkl. E-Mails sogar gesetzlich vorgeschrieben. Ein regulärer E-Mail-Server stellt nicht zuletzt aufgrund der dafür notwendigen Datenmenge keine gute Lösung für eine solche langfristige Aufbewahrung dar. Diese Lücke wollen wir mit unserem neuen Service „E-Mail-Depot“ schließen.
Unser Produkt wird regelmäßig durch einen unabhängigen IT-Revisor mit Fokus auf steuerrechtliche Kriterien und ordnungsgemäße Buchführung zertifiziert. Die Prüfung findet dabei auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, welche die Archivierung betreffen. Unser eingesetztes Produkt ist zudem DSGVO-zertifiziert. Diese Zertifizierung belegt, dass das Produkt bei sachgerechter Anwendung eine den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügende Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung ermöglicht.
Die Lösung wird auf der ITEBO-eigenen Infrastruktur in unserem RZ betrieben und hochverfügbar für Ihre gesamten Postfächer bereitgestellt. Der Service gilt dabei für alle vorhandenen Postfächer und kann nicht auf einzelne Postfächer beschränkt werden. So ist ein DSGVO-konformer Betrieb des E-Mail-Depots garantiert. Es bewahrt E-Mails für eine vorgegebene Dauer sicher auf und bietet Möglichkeiten zur Suche und Wiederherstellung einzelner E-Mails oder Postfächer.
Die E-Mail-Depot-Lösung greift dabei auf Ihren E-Mail-Server zu, der sich entweder im RZ der ITEBO oder bei Ihnen vor Ort befindet. Es werden unterschiedliche Archivierungsmethoden unterstützt, so dass die E-Mails je nach individuellen Anforderungen aus bestehen- den Postfächern oder automatisch bei Ein- und Ausgang gesichert werden können. Sie als Kunde können dabei auf Ihre eigene Instanz des E-Mail-Depot zugreifen, nach archivierten E-Mails suchen und diese bei Bedarf wiederherstellen. Die Daten können ferner auch exportiert und z.B. einem Langzeit-Archiv zur Verfügung gestellt werden.
Der Service wird voraussichtlich ab 01.01.2025 zur Verfügung gestellt.
Bei Interesse am Service wenden Sie sich bitte an:
Marius Pabst
Geschäftsbereichsleiter Vertrieb
0541 9631-132
marius.pabst@itebo.de
