In entspannter Atmosphäre fand am 05. September in Osnabrück der 1. Infoma newsystem Workshoptag der ITEBO-Unternehmensgruppe statt. Fachlich fundierte Arbeitshinweise und praktische Vorführungen standen dabei im Vordergrund. In drei parallelen Vorträgen standen die Themen E-Rechnung, Neuregelung der KomHKVO und Verkehrssicherungspflichten der Gemeinden im Fokus.
Die bevorstehende Annahmepflicht von E-Rechnungen ab dem 27. November 2019 beschäftigt derzeit viele vorausschauende Kommunen. Den rechtlichen Anforderungen Genüge zu tun und gleichzeitig die internen Prozesse mit der elektronischen Rechnungsannahme, -bearbeitung und -archivierung zu optimieren, stand im Fokus der ersten Workshopreihe. Das digitale E-Rechnungssystem macht die Bearbeitung einfach, schnell und sicher. "Alle Wege führen nach Rom", so Henning Köster, Anwendungsbetreuer Infoma newsystem, "Für Kommunen ist es wichtig, auf dem Weg zur E-Rechnung einen realistischen Maßnahmenplan zu definieren und umzusetzen." Mit der Unterteilung des Prozesses in vier Stufen und mithilfe eines kleinen "Infrastrukturchecks" bot Henning Köster konkrete Schritte zur organisatorischen Weichenstellung.
Die E-Rechnung stellt jedoch nur eine Möglichkeit der Business Prozess Optimierung dar. Im parallelen Workshop zur Best Practices und Trends standen die Grundsätze der Automatisierung und Auslagerung von Prozessen im Fokus. Tobias Menke stellte Funktionen und Module von Infoma newsystem vor, die Automatisierungen unterstützen und Personalkapazitäten in der Verwaltung schonen können. Auch die Auslagerung periodisch auftretender Prozesse und Dienste an die ITEBO-Unternehmensgruppe kamen dabei zur Sprache.
Die umfangreichen Verkehrssicherungspflichten einer Kommune ergeben sich aus der Masse an Liegenschaften – Kinderspielplätze, Verkehrswege, Aufzüge, Gebäudedächer und -fassaden müssen instand gehalten und regelmäßig überprüft werden. Wie das Modul Liegenschafts- und Gebäudemanagement, das bei der Festlegung von Maßnahmen, Erstellung von regelmäßigen Prüfläufen und der Dokumentation durchgeführter Prüfungen und Instandhaltungsmaßnahmen unterstützen kann war Bestandteil im dritten Workshopraum. Carsten Wallenhorst, Anwendungsbetreuer Infoma newsystem: „Bei Vorfällen sieht sich die Kommune immer mit den gleichen Fragestellungen konfrontiert: Wer hat wann welche Prüfung vorgenommen? Entspricht die Frequenz den gesetzlichen Vorgaben? Waren die handelnden Personen für die Prüfung entsprechend qualifiziert? Auskunft gibt hier ein gut gepflegtes und konsequent eingesetztes Liegenschafts- und Gebäudemanagement.“
Neben den Fachvorträgen nutzen die Kunden die Pausen zum regen Austausch untereinander und mit den Fachberatern der ITEBO-Unternehmensgruppe. „Der Workshoptag ist eine sehr gute Idee und sollte wiederholt werden.“, so das Feedback der Kunden.
Für Rückfragen und weitere Informationen zu Infoma newsystem wenden Sie sich an:
Heino Kruft
ITEBO GmbH
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