Herr Kramer, Bürgermeister der Gemeinde Lastrup, und Herr Hage, Bürgermeister der Gemeinde Lindern, sind beide Verfechter der Digitalisierung. Noch dazu sind sie gute Freunde und diskutieren auch gern mal privat die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) in ihren Verwaltungen. Gemeinsam führten sie das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio in ihren Gemeinden im Landkreis Cloppenburg ein.
„Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg.“ Das Ziel der Gemeinden ist es das OZG bestmöglich für den Bürger umzusetzen und zugleich die Verwaltungsprozesse hinter den Kulissen einfach und effizient zu gestalten. Die Digitalisierung über ein DMS bietet hierbei die benötigten Funktionalitäten. Das Rückgrat des DMS bildet hierbei die einheitliche Ablage fachspezifischer Akten wie Bau- oder Personalakten. Alles was keiner fachspezifischen Akte zugeordnet werden kann, findet einen Platz in der allgemeinen Schriftgutverwaltung.
Nachdem Lastrup wie auch Lindern schon seit einigen Jahren zufriedene Managed IT Kunden der ITEBO-Unternehmensgruppe sind, präsentierten die ITEBO Experten das DMS enaio vor mehreren Kommunen. „enaio hat uns ziemlich schnell überzeugt. Es erfüllt genau unsere Anforderungen.“ erinnert sich Sebastian Bruns, Projektleiter DMS in Lindern. Um Synergieeffekte zu erzielen, starteten beide Verwaltungen zusammen in die Umsetzung.
Der Kickoff für das Projekt fand im Gemeindehaus in Lastrup statt. Den Teams beider Verwaltungen (inklusive ihrer Bürgermeister) wurde der Projektplan präsentiert, Leitplanken wurden zusammen abgesteckt und besprochen wie hinterher im DMS gearbeitet werden soll.
Dieses Vorgehen ist für die ITEBO-Unternehmensgruppe neu – ein System in zwei Gemeinden gleichzeitig einzuführen, bedarf einer anderen Vorgehensweise. In der Phase der Anforderungsanalyse stand schnell fest: beide Gemeinden verfügen über ähnliche Prozesse und somit ebenfalls ähnliche Anforderungen an das neue System. „Die Zusammenarbeit mit beiden Gemeinden hat von Beginn an gut funktioniert, so dass Synergieeffekte genutzt werden konnten“, berichtet DMS-Consultant Marius Baumann, der das Projekt auf Seite der ITEBO Unternehmensgruppe als Projektleiter durchgeführt hat. Auch wenn es viele Gemeinsamkeiten gibt, sind natürlich die individuellen Wünsche der Gemeinden berücksichtigt und umgesetzt worden.
Während die allgemeine Schriftgutverwaltung umgesetzt wurde, kristallisierten sich in den Gesprächen zwei weitere Projekte heraus. Für den Bereich Tiefbau wurde eine Objekt- und Maßnahmenakte implementiert. Mit dieser können alle Dokumente und Informationen zu verortbaren Objekte wie Spielplätzen, Brücken, Straßen, etc. gespeichert werden. Dokumente zu Baumaßnahmen, Sanierungsprojekte und die Instandhaltung werden ebenfalls dort zentral verwaltet. Darüber hinaus wurde das Personalfachverfahren P&I LOGA über eine Schnittstelle angebunden, so dass kein doppelter Pflegeaufwand für Daten entsteht und die revisionssichere Ablage von Personaldokumenten gewährleistet ist.
In gemeinsamen Schulungsterminen erhielten alle Mitarbeiter eine enaio Schulung. Heute arbeiten beide Rathäuser komplett digitalisiert mit enaio und Markus Moorbrink, Projektleiter DMS in Lastrup, möchte nie wieder mit einem anderen DMS arbeiten müssen. „Wir haben die Effizienz und Transparenz unserer Prozesse enorm gesteigert. Alle digitalen Dokumente stehen uns, unabhängig vom Ort, jederzeit zur Verfügung. Wir suchen jetzt viel weniger und sind dadurch deutlich schneller“, berichtet er rückblickend auf das gesamte Projekt. „Die nächsten Schritte sind bereits zusammen mit dem ITEBO Team geplant.“
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